Das Beste aus beiden Welten
Gekommen, um zu bleiben: Hybride Events behaupten ihren Platz unter den Veranstaltungsformaten. Von der richtigen Ansprache Ihres online zugeschalteten Publikums bis zum Wecken des Spieltriebs Ihrer Teilnehmerinnen und Teilnehmer: Mit diesen Tipps werden Firmenfeier, Tagungen und Kongresse zum Erfolg.
Die Pandemie hat die Spielregeln der österreichischen MICE-Branche geändert. Nachdem sie monatelang in den virtuellen Raum verbannt waren, finden Firmenfeiern, Tagungen und Kongresse nun wieder verstärkt physisch statt. Doch nicht ausschließlich: Denn hybride Events verteidigen hartnäckig ihren Platz unter den Veranstaltungsformaten. Zu Recht, immerhin vereint die Lösung, bei der ein Teil des Publikums vor Ort, der andere virtuell zugeschaltet ist, das Beste aus beiden Welten. Die Gäste im Saal erleben die Veranstaltung physisch mit allen Sinnen – inklusive Networking und Catering. Es können dadurch aber auch Personen an dem Event teilnehmen, die sonst eine sehr lange Anreise – verbunden mit hohen Kosten und hohem Aufwand – auf sich nehmen müssten. Zusätzlich punkten hybride Veranstaltungen mit ihrer Reichweite.
Als Kehrseite ist der erhebliche organisatorische Aufwand und der finanzielle Aspekt zu verbuchen – immerhin planen Sie eigentlich zwei Veranstaltungen für die Bedürfnisse unterschiedlicher Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Ihr Vorteil dabei: Falls Sie die Präsenzveranstaltung etwa durch behördliche Maßnahmen absagen müssten, haben Sie so bereits einen brauchbaren Back-up-Plan für ein digitales Event in der Hand. Es wird deutlich: In Zeiten wie diesen kommen Sie um die umfassende Planung Ihrer Veranstaltung nicht herum. Doch wer sich den Anforderungen beider Welten stellt, kann als Veranstalter profitieren und bleibt auch beim Publikum positiv in Erinnerung. Mit den Antworten auf folgende fünf Fragen, die Sie sich bereits in der Anfangsphase der Planung Ihrer hybriden Veranstaltung stellen sollten, wollen wir Sie dabei gerne unterstützen.
1. Eignet sich das Event als hybride Veranstaltung?
Klären Sie schon in der ersten Phase der Planung, ob sich Ihre Veranstaltung überhaupt als hybrides Event eignet. Weder für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor den Bildschirmen noch für jene vor Ort sollen sich Nachteile ergeben. Gerade konfliktbehaftete Themen mit Diskussionscharakter lassen sich unter Umständen nicht zufriedenstellend hybrid abdecken. Was sich aber gut für die Mischung aus Präsenz- und digitaler Veranstaltung eignet, sind Firmenfeiern, Produktpräsentationen, Tagungen und Vorträge.
2. Wie wählen Sie die richtige Location für Ihr Event?
Ob ein professionelles Studio, ein zentral gelegenes Hotel oder ein Kongresszentrum mit High-End-Technik – die Wahl des Austragungsortes hängt natürlich von der Art Ihrer Veranstaltung ab. Klären Sie vorab, wie gut Ihre Wunschlocation technisch für Ihre Anforderungen gerüstet ist und welche Erfahrung Ihre Ansprechperson mit der Konzeption Ihres geplanten Events hat. Im Idealfall gibt es bereits bestehende Kooperationen zu Dienstleisterinnen und Dienstleistern, die die räumlichen Gegebenheiten und zuständigen Personen kennen und so für routinierte Abläufe sorgen.
3. Wer sind die Protagonistinnen und Protagonisten Ihrer Veranstaltung?
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenz und die zu vermittelnden Inhalte der Veranstaltung und lagern Sie alles andere an Profis aus. Wenn Sie gewisse Aufgaben erfahrenen Dienstleisterinnen und Dienstleistern überlassen, bleiben Sie bei Ihren Kundinnen und Kunden, Partnerinnen und Partnern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für Ihre Inhalte in Erinnerung – nicht für verwackelte Streaming-Aufnahmen und Nervosität beim Moderieren.
4. Wie machen Sie Ihr Onlinepublikum zu Zuseherinnen und Zusehern der 1. Klasse?
Ja, virtuell zugeschaltet zu sein bringt Ihrem Publikum Vorteile – die Gefahr, dass sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor den Bildschirmen nicht wirklich eingebunden fühlen, besteht dennoch. Immerhin fehlt der reale Austausch, es gibt kein Catering und auch die Abendveranstaltungen und Rahmenprogramme fallen weg. Beziehen Sie sowohl Ihr Publikum vor Ort als auch die Zuseherinnen und Zuseher zuhause daher bestmöglich ein. Lassen Sie auch Fragen bzw. Umfragen via Chat zu, bieten Sie die Möglichkeit online erlebbarer Rahmenprogramme oder schicken Sie sogar ein Catering für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ins Büro bzw. Homeoffice.
5. Wie halten Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums?
Hybride Veranstaltungen müssen noch mehr catchen als physische. Sonst wandert die Aufmerksamkeit und der Griff zum Handy ist nicht weit. Daher: Setzen Sie auf kurzweilige, überraschende Inhalte und packen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Das machen Sie am besten mit dem Gamification-Ansatz. Dabei wecken Sie den Spieltrieb Ihres Publikums mit Gewinnspielen, Ranglisten oder Fortschrittsbalken. Finden Sie kreative Möglichkeiten, Ihre Zuseherinnen und Zuseher zuhause und im Veranstaltungssaal zu motivieren, an möglichst vielen Panels oder Vorträgen teilzunehmen.